Administrative Coordinator/ Coordinateur(ice) administrative

  Ottawa

Description

Job Description:Notre société de gestion d’associations à Gatineau est à la recherche d’un adjoint administratif capable d’effectuer diverses tâches administratives pour les associations à but non lucratif que nous soutenons. Il s’agit d’un poste à temps partiel OU d’un poste à la pige (contacteur indépendant) à temps partiel. En fonction de votre intérêt et de votre adéquation avec notre équipe, nous sommes prêts à discuter d’un arrangement qui vous convienne ! Le travail peut être fait à domicile, mais vous devez habiter dans la région d’Ottawa, Gatineau. 15-20 heures par semaine (72 heures / mois). Horaire flexible mais doit être pendant les heures normales de bureau. Responsabilités: • Tenir à jour les listes de contacts et de distribution, la gestion et la conception de bases de données, y compris le traitement de la préparation des listes de diffusion, les dons et les reçus fiscaux. • Entreprendre des tâches administratives de routine. • Triez et distribuez le courrier comme indiqué. • Mettre à jour les listes de contacts sur la base de données de l’entreprise et celles de nos clients. • Couverture administrative pendant les vacances ou les vacances du personnel • Fournir un soutien administratif pour assurer le fonctionnement efficace de l’organisation • Organiser et planifier des réunions ou des rendez-vous • Effectuer des tâches administratives telles que l’archivage, la saisie, la copie, la numérisation, etc. • Tenir à jour l’inventaire des fournitures • Effectuer le dépôt électronique • Rédiger les procès-verbaux des réunions • Assurer la liaison avec le directeur exécutif et le directeur administratif pour travailler au sein de l’équipe en fournissant un soutien au besoin. • Agir à titre de liaison pour le directeur général • Soutenir la planification de toutes les réunions, la rédaction de procès-verbaux et le suivi des mesures à prendre. • Gérer la saisie des données (une formation sur la plateforme sera fournie), la gestion des rapports, les feuilles de calcul, la tenue de registres. • Produire des rapports et des présentations au besoin. • Créer du contenu pour divers canaux, y compris les publications de l’industrie, les médias sociaux (Facebook, LinkedIn), les blogs, le site Web, etc. • Préparer, vérifier et importer les données dans le système de vente et de marketing. Une expérience en conception graphique est un plus. Qualifications / Exigences: • Bilingue en français et anglais (compris, écrit et parlé) • Seuls les candidats de la région d’Ottawa-Gatineau seront considérés. • Professionnel, fiable, organisé • Compétences en informatique • Compréhension du secteur à but non lucratif (atout) • Compétences en conception graphique (atout) ——————————- Administrative Assistant & Project Coordinator – BILINGUAL (Part-time, Freelance) Our association management company in Gatineau is seeking an Administrative Assistant who is able to perform a variety of administrative tasks for the non-profit associations we support. This is either a part time role OR a Freelance (independent contractor), Part-time role. Depending on your interest and a fit with our team, we are open to discussing an arrangement that works for you! Work can be done from home, but you must live in the Ottawa, Gatineau region. 15-20 hours per week (72 hours/month). Flexible schedule but must be during normal business hours. Occasional evening or weekend work may arise according to client demands. Responsibilities:Maintain contact and distribution lists, database management and design, including processing mailing list preparation, donations and tax receipts.Undertake routine administrative tasks.Sort and distribute mail as directed.Update contact lists on the company database and those of our clients.Administrative coverage during staff vacations or vacationsProvide administrative support to ensure the efficient operation of the organizationOrganize and schedule meetings or appointmentsPerform administrative tasks such as filing, typing, copying, scanning, etc.Maintain inventory of suppliesPerform electronic filingTake minutes of meetingsLiaise with the Executive Director and Administrative Manager to work within the team providing support as needed.Act as a liaison for the Executive DirectorSupport the planning of all meetings, taking minutes and following up on action items.Manage data entry (platform training will be provided), report management, spreadsheets, record keeping.Produce reports and presentations as needed.Create content for various channels including industry publications, social media (Facebook, LinkedIn), blogs, website, etc.Prepare, double check and import data into the sales and marketing system. Graphic design experience is a plus. Qualifications/Requirements:Bilingual in French and English (understood, written and spoken)Only applicants from the Ottawa-Gatineau region will be considered.Professional, reliable, organizedComputer proficiencyCommunications abilities (social media)Understanding of Non-profit sector (asset)Graphic design skills (asset)Company Description:Our unique association management alternative manages the day to day operations of small associations all while shepherding real value to members. Passionate about the success of our client associations, we offer small nonprofits and associations many of the services and strategies only the larger ones can offer all while relieving the burden on volunteers. Job ID: 28454240
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Our Executive Director

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